Outsourcen oder digitalisieren – E-Post und E-Mail-Versand

Der postalische Versand von Rechnungen, Angeboten und Auftragsbestätigungen ist mit hohem Aufwand verbunden: von der Erstellung des Briefs bis zur Zustellung beim Kunden vergeht viel Zeit. Die Zustellung per E-Mail oder E-Post kann den operativen Aufwand reduzieren und die Reaktionszeit verkürzen.

Das Unternehmen

Die Schöllgen Haustechnik GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen für technische Gebäudeausrüstung mit Sitz in Alfter. Das Kerngeschäft der Firma ist, neben der Modernisierung von Bädern und Heizungsanlagen, das Servicegeschäft im Kundendienst. Dieses umfasst Reparaturen, Instandhaltung und vor allem die Wartung von Heizungsanlagen. Der Fokus liegt auf der Heizungswartung; der Betrieb hat etwa 1.500 Wartungsverträge abgeschlossen.

Der analoge Prozess

Je stärker ein SHK-Betrieb im Kundendienstbereich engagiert ist, umso mehr Dokumente fallen an: Schöllgen Haustechnik sendet Rechnungen mit Anhängen, Wartungsverträge, Angebote, Auftragsbestätigungen, Erinnerungen an Wartungstermine und allgemeine Anschreiben an Kundinnen und Kunden. Diese erwarten darüber hinaus schnelle Reaktionen auf eigene Anfragen.

Die digitale Lösung

Mit E-Post bietet die Deutsche Post einen Service an, der als Schnittstelle zwischen digitalem Versandprozess und physischem Empfang dient. Die Post übernimmt in diesem Fall das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und den Versand. Schöllgen Haustechnik muss den Brief also nur noch in das E-Post-System hochladen.

Es gibt unterschiedliche E-Post-Varianten:

  • Softwarelösung E-Post Mailer: digitaler Briefversand über Druckfunktion des Computers
  • Hardwarelösung E-Post Business Box: erweiterte Funktionen durch Freigabe-Workflow und Möglichkeiten zum Versand großer Sendungsmengen
  • Das E-Post-System verfügt über viele Einstellungsmöglichkeiten:
    • Standardbrief/Einschreiben
    • National/International
    • Druck in Schwarz-Weiß/Farbe
    • Einseitiger/beidseitiger Druck
    • Eigenes Briefpapier kann hinterlegt werden

Digitaler Briefversand:

Die Alternative ist für Schöllgen Haustechnik der Versand per E-Mail. E-Mail-Rechnungen sind bereits seit 2011 ohne aufwendige qualifizierte elektronische Signatur gültig. Es reicht also aus, das Dokument als Anhang zu versenden.

E-Mail:

Kosten und Zeitaufwand im Vergleich

Die Post bietet verschiedene Tarife an, die sich je nach Sendungsanzahl unterscheiden:

  • Die monatliche Grundgebühr liegt zwischen 0 und 19 Euro.
  • Die Versandkosten unterscheiden sich je nach Tarif, Einlieferungsmenge am Tag, Druckoptionen (Farbe/schwarz-weiß, …) und wie beim klassischen Briefversand nach Gewicht.
  • Der E-Post-Versand ist teurer als der klassische Briefversand.
  • Die Kosten für eine E-Mail-Adresse sind sehr gering. Es besteht auch die Möglichkeit, eine komplett kostenfreie E-Mail-Adresse zu nutzen.

Beispielrechnung für 300 Briefe pro Monat:

Kosten

PostversandE-PostE-Mail
Grundgebühr0 €15 €0 €
Briefversand270 €285 €0 €
Gesamt270 €300 €0 €

Zeitaufwand

PostversandE-PostE-Mail
E-Post-Upload10 s
E-Mail-Versand10 s
Drucken30 sExtern
Kuvertieren30 sExtern
Frankieren30 sExtern
Einwurf30 sExtern
Gesamt120 s10 s10 s
Pro Monat10 h50 min50 min

Vorteile und Risiken von E-Post und E-Mail

Sowohl bei der E-Post als auch beim Versand per E-Mail fallen monotone und simple Arbeitsschritte weg. Für Kundinnen und Kunden ändert sich durch die E-Post nichts. Die Umstellung auf E-Mail spart für beide Seiten Zeit und lässt einen schnelleren Austausch zu. Außerdem wird der Betrieb dabei als modernes, digital gut aufgestelltes Unternehmen wahrgenommen.

Die Risiken bei der E-Post sind überschaubar: Es kommt selten zu Verzögerungen oder Fehlern im Druck. Möglicherweise verwechseln Kundinnen und Kunden einen E-Post-Brief mit einem Werbebrief und entsorgen ihn ungelesen.

Bei der E-Mail könnten Kundinnen und Kunden datenschutzrechtliche Bedenken haben. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass E-Mails des Betriebs im Junk-Mail-Ordner landen und so nicht oder verspätet ankommen.