Planung

Wie bereite ich ein IT-Projekt vor?

Digitalisierung hat viele Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen. Gleichzeitig bringen IT-Projekte oft Unruhe in die Betriebe: Die technische Umsetzung kostet Zeit, neue Tools verändern Arbeitsabläufe und das Team muss sich auf Neues einstellen. Eine gute Planung hilft, IT-Projekte vorzubereiten und erfolgreich abzuschließen.

Projektmanagement als Kernkompetenz

Viele IT-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern am Projektmanagement. Umgekehrt sind Projekte eher dann erfolgreich, wenn die Beteiligten sie gut vorbereiten, planen und begleiten. Doch wie fängt man an? Die folgenden Punkte gehören zu einem guten Projektmanagement-Plan – und zwar unabhängig davon, ob Sie und Ihr Projektteam bei der Planung Excel-Listen, Post-it-Zettel an der Wand oder ein Online-Tool bevorzugen:

1.  Grundriss des Projekts skizzieren

Beantworten Sie grundlegende Fragen zu Ihrem Projekt: Was haben Sie vor? Wer ist betroffen? Warum braucht Ihr Unternehmen das? Woran erkennen Sie, dass Sie erfolgreich waren? Bis wann möchten Sie Ihre Ziele erreicht haben? Wie viel darf es kosten?

  • Wählen Sie die wichtigsten Ziele und Teilziele aus: Das sind Ihre Meilensteine.
  • Verknüpfen Sie diese mit messbaren Schlüsselergebnissen, die den Fortschritt oder Erfolg Ihres Projekts anzeigen.
  • Erstellen Sie eine Projektskizze.

2. Beteiligte beteiligen

Wer übernimmt die Verantwortung für das Projekt? Wer wird mit den Ergebnissen arbeiten? Auf welche Personen außerhalb des Unternehmens wirkt sich das IT-Projekt aus? Mit diesen Fragen gewinnen Sie einen Überblick über das innere Projektteam, Betroffene im Betrieb und weitere Interessensgruppen. Mit all diesen Personen werden Sie sich im Laufe des Projekts mehr oder weniger eng austauschen. Gutes Projektmanagement lebt davon, dass sich die Beteiligten so häufig wie nötig austauschen. Ein Kommunikationsplan hilft, sich gegenseitig immer wieder daran zu erinnern.

  • Planen Sie regelmäßige Treffen für das innere Projektteam und nutzen Sie ggf. ein Online-Tool wie Trello, um das Team auf dem aktuellen Stand zu halten.
  • Befragen Sie weitere Mitarbeitende im Betrieb zu Wünschen oder Ängsten und informieren Sie über den Projektfortschritt.
  • Sind Kundinnen und Kunden die Zielgruppe Ihres IT-Projekts? Dann binden Sie einzelne Personen ein, um Ihre Anforderungen zu schärfen.

3. Anforderungen erfassen

Die Anforderungsanalyse oder das Pflichtenheft listet genau auf, welche Teilaufgaben in welchem Projektabschnitt anfallen. Schätzen Sie den Zeitaufwand und ordnen Sie die Aufgaben Verantwortlichen zu. Anforderungen können sich im Laufe des Projekts ändern. Vermerken Sie dann die Änderung mit Datum, ggf. Versionsnummer und dem Namen der Person, die eine neue Anforderung einbringt.

  • Die Liste der Anforderungen oder das Pflichtenheft ist ein zentrales Dokument des Projektmanagements.
  • Sie ist dem gesamten Projektteam zugänglich.
  • Sie ist immer auf dem neuesten Stand und bildet das Projekt inhaltlich komplett ab.

4. Projektzeitplan erstellen

Der Projektzeitplan zeigt übersichtlich, wann welche Aufgaben anstehen, wie lange sie voraussichtlich dauern und wie Aufgaben voneinander abhängen. Auch hier gilt: Im Laufe des Projekts kann sich der Zeitplan ändern. Passen Sie das Dokument dann einfach an.

  • Überlegen Sie, wie viel Zeit im Arbeitsalltag tatsächlich für das Projekt zur Verfügung steht.
  • Planen Sie mit Puffer, um Verzögerungen aufzufangen.
  • Beachten Sie Feiertage und Urlaube.

5. Rollen zuordnen und Ressourcen planen

Wer übernimmt welche Rolle im Projekt? Überlegen Sie gemeinsam, wie Mitarbeitende die Projektaufgaben in ihrem Arbeitsalltag unterbringen können und wie viel Budget sie benötigen. Sie sollten den Aufwand von IT-Projekten nicht unterschätzen! Organisation und Abstimmungen brauchen in der Regel viel Zeit – und kosten damit Geld.

  • Aus den Rollen ergibt sich oft, wer für welche Teilaufgabe verantwortlich ist. Das vermerken Sie im Anforderungsmanagement.
  • Planen Sie zeitlich großzügig, um das Projektteam nicht unter Druck zu setzen.
  • Ordnen Sie Teilaufgaben oder Projektabschnitten ein Budget zu, um die Kosten im Blick zu behalten.

6. Startschuss geben, Meilensteine und Zieleinlauf feiern

Wer sich ein großes Projekt vornimmt, darf bereits den Start feiern! Bei länger dauernden Projekten ist es tatsächlich eine Leistung, wenn ein Meilenstein erreicht ist. Außerdem können Sie bei solchen Gelegenheiten im Team darüber sprechen, was das IT-Projekt dem Unternehmen und den Mitarbeitenden bringt. Das stärkt die Motivation und macht fit für den nächsten Projektabschnitt – bis ins Ziel!

Projektmanagement: Outsourcen oder weiterbilden?

In vielen Betrieben gehört Projektmanagement nicht zum normalen Arbeitsalltag. Wenn Mitarbeitende dann ein IT-Projekt leiten sollen, benötigen sie unter Umständen eine Weiterbildung: Dort erfahren sie mit welchen Tools die Organisation leichter fällt, wie sie Aufgaben sinnvoll verteilen und typische Herausforderungen meistern. Programme gibt es bei den IHK und vielen Seminaranbietern.

Eine weitere Möglichkeit ist es, eine Projektmanagerin oder einen Projektmanager von außen ins Team zu holen. Der Vorteil: Diese Person übernimmt die Aufgabe nicht zusätzlich, sondern kann sich allein auf die Organisation konzentrieren. Außerdem hat sie oder er in der Regel viel Erfahrung mit ähnlichen Projekten.

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