Entscheidungshilfe

Wie finde ich die passende Software?

Ein Software-Produkt muss viele Anforderungen erfüllen, wenn es zu Ihrem Betrieb passen soll. Dazu gehört die Benutzbarkeit, aber auch ein guter Support, brauchbare Schulungen, regelmäßige Updates und die Kompatibilität mit anderen Software-Produkten. So gehen Sie bei der Auswahl am besten vor:

Zentrale Herausforderungen der Digitalisierung

Ob eine Software für einen Betrieb geeignet ist, lässt sich selten auf den ersten Blick sagen. Denn Software-Produkte müssen viele Anforderungen erfüllen – von der Frage, ob das Programm die Prozesse in einem Handwerksbetrieb gut abbildet, über die Benutzbarkeit bis zu eher technischen Eigenschaften wie einem guten Support, brauchbaren Schulungen, regelmäßigen Updates und der Kompatibilität mit anderen Software-Produkten.

Neben den technischen Kriterien, die in Checklisten abgefragt werden, ist die gute Benutzbarkeit der Software wichtig. Denn sie erhöht die Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer und damit die Produktivität. Nutzerunfreundliche Software kostet dagegen Zeit, Nerven und damit Geld.

1. Schritt: Anforderungen aufschreiben

Dass eine Software gut zu nutzen ist, bedeutet für einen Handwerksbetrieb: Sie bildet die bewährten Arbeitsabläufe möglichst gut ab. Ist das nicht der Fall ist, sollten Betriebe prüfen, was langfristig besser ist: der bisherige Arbeitsablauf oder der Arbeitsablauf, den die Software nahelegt.

Um herauszufinden, welche Anforderungen Sie an eine Software haben, beantworten Sie folgende Fragen:

  • Welche Arbeitsvorgänge möchte ich mit der Software erledigen?
  • Welche Arbeitsschritte werden dabei in welcher Reihenfolge erledigt?
  • Welche Probleme habe ich mit meinem derzeitigen Vorgehen, die ich mit einer neuen Software lösen möchte?
  • Wo soll die Software genutzt werden (z. B. im Büro oder vor Ort bei den Kundinnen und Kunden)?
  • Auf welchen Endgräten und unter welchen Betriebssystemen muss die Software laufen (z. B. Smartphone, Tablet, Computer)?
  • Wer soll mit der Software arbeiten (z. B. Monteurinnen und Monteure oder Büroangestellte) und wie kann ich diese Personen an der Auswahl der Software beteiligen?

Gerade der letztgenannte Punkt ist wichtig und wird doch oft übersehen:  Die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer der Software kennen die eigenen Aufgaben und Arbeitsabläufe am besten. Sie können daher auch besonders gut beurteilen, ob ein Software-Produkt zu den Aufgaben und Arbeitsabläufen passt.

Beispiel Anforderungsliste: Dokumentation von Kundendienstaufträgen

Nehmen wir an, Sie möchten die Dokumentation von Kundendienstaufträgen vor Ort digitalisieren. Dann benötigen Sie eine App, die folgenden Anforderungen gerecht wird:

  • Sie ist leicht verständlich. Ihr Kundendienst kann alle relevanten Angaben eintragen und bei Bedarf auch Fotos sichern.
  • Die Kundin oder der Kunde sollte direkt in der App unterschreiben können.
  • Die Daten des Kundendienstauftrags, die Unterschrift und die Fotos sollten direkt in die zentrale Software zur Kundendatenverwaltung im Büro übertragen werden.
  • Dabei muss das System auch mit einer schlechten Internetverbindung, wie sie beispielsweise im Keller vorkommt, umgehen können.
  • Ihr Kundendienst sollte zudem dokumentieren können, falls eine Kundin oder ein Kunde nach der elektronischen Erfassung der Arbeitszeit und der Unterschrift noch Fragen hat, deren Beantwortung Zeit kostet.

2. Schritt: Software-Produkte testen

Sobald Sie Klarheit über die Anforderungen haben, begeben Sie sich auf die Suche nach passenden Software-Produkten. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich potenziell interessante Software immer auch in Aktion zeigen lassen, um das Tool in möglichst alltagsnahen Situationen kennenzulernen. Lassen Sie sich dazu am besten nicht nur ein Software-Produkt zeigen, sondern schauen Sie sich zum Vergleich noch zwei weitere an.

Praxistipp Software-Test

Um eine Software zu testen, lassen Sie sich drei bis vier Vorgänge zeigen, zum Beispiel:

  • Arbeitsvorgänge, die Sie in Ihrem Betrieb digitalisieren möchten,
  • Arbeitsvorgänge, die in Ihrer derzeitigen Software nicht zufriedenstellend umgesetzt sind, oder
  • Arbeitsvorgänge, die für Ihren Betrieb besonders wichtig sind oder die besonders häufig vorkommen.

3. Schritt: Benutzbarkeit beurteilen und die beste Software auswählen

Wie lässt sich bewerten, ob ein Software-Produkt für einen Betrieb gut nutzbar ist? Bewährt hat sich in diesem Zusammenhang die System Usability Scale, eine Checkliste, die 1996 ursprünglich von John Brooke entwickelt wurde. Mit ihr schätzen Sie Software-Produkte anhand von zehn Aussagen subjektiv ein. Dabei geben Sie die Zustimmung zu den Aussagen auf einer Skala von 1 (stimme überhaupt nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) an.

Am Ende erhalten Sie einen gut verständlichen und interpretierbaren Gesamtwert für die Benutzbarkeit. Dieser Wert kann zwischen 0 und 100 liegen, wobei höhere Werte eine bessere Benutzbarkeit anzeigen. Eine Software sollte mindestens einen Wert von 70 erhalten, um in die engere Auswahl zu kommen.

Benutzbarkeitsfragebogen* – eine Checkliste für die Nutzerfreundlichkeit

  1. Ich kann mir gut vorstellen, die Software häufig zu benutzen.
  2. Ich finde die Software angemessen komplex.
  3. Ich finde die Software einfach zu benutzen.
  4. Ich denke, ich könnte die Software ohne die Hilfe einer technisch versierten Person nutzen.
  5. Ich finde, dass die verschiedenen Funktionen in dieser Software gut integriert sind.
  6. Ich denke, die Software ist in sich stimmig.
  7. Ich kann mir vorstellen, dass die meisten Menschen den Umgang mit dieser Software sehr schnell lernen.
  8. Ich finde, die Software ist intuitiv zu nutzen.
  9. Ich fühle mich bei der Benutzung der Software sehr sicher.
  10. Ich konnte die Software verwenden, ohne etwas Neues lernen zu müssen.

* System Usability Scale

Nachdem Sie alle infrage kommenden Software-Produkte gesehen und bewertet haben, können Sie die Software-Produkte vergleichen und auswählen, welches für Sie persönlich am besten abgeschnitten hat.

Links/Verweise

Die Checkliste System Usability Scale, eine Anleitung sowie eine Excel-Datei zur Auswertung finden Sie unter Wissen und Tipps/Checklisten.

Checklisten für die Software-Auswahl:

Kurzumfrage