Was gibt Mitarbeitenden Sicherheit?

Unterstützung baut Ängste ab

Wenn siWenn Betriebe Digitalisierungsprojekte anstoßen, kommen von den Mitarbeitenden häufig Sätze wie: „Das kann ich nicht“, „Ich kenne mich nicht aus“, oder „Dafür fehlt mir das Verständnis“. Dahinter steht die Angst, mit Hard- und Software nicht zurechtzukommen. Mitarbeitende wollen lieber beim Gewohnten bleiben und Risiken vermeiden.

Das Problem: Wer Angst hat, lehnt häufig das gesamte IT-Projekt ab – und das erschwert die digitale Veränderung deutlich. Betriebe sollten deswegen die Ursache dieser Widerstände angehen und von Anfang an Unterstützung anbieten. Dann wissen die Mitarbeitenden, dass sie technische und persönliche Hilfe bekommen. Das Digitalisierungsprojekt verliert seinen Schrecken.

So könnte die Unterstützung aussehen:

Ansprache: erreichbar sein

• Ansprechpartner: Je mehr Menschen ein Digitalisierungsprojekt betrifft, desto dringender braucht es eine Person, die zuständig ist. Sie ist die erste Anlaufstelle bei Problemen, kann Schulungen organisieren und Fragen bündeln.
• Befragungen: Gerade zu Beginn eines Digitalisierungsprozesses ist es wichtig Mitarbeitende zu Wort kommen zu lassen, zum Beispiel in einer (anonymen) Befragung. Dabei darf auch „gejammert“ werden: Mitarbeitende drücken ihre Ängste aus – so wird der konkrete Unterstützungsbedarf sichtbar.
• Individuelle Gespräche: Manche Teammitglieder wollen sich vielleicht nur in einem geschützten Raum äußern. Die Projektverantwortlichen sollten daher auch Einzelgespräche anbieten, in denen Unsicherheiten besprochen und gemeinsam Blockaden identifiziert werden. Ist der Widerstand bei einer Person besonders ausgeprägt, sollte die Projektleitung das Gespräch auch aktiv suchen.

Anleitung: das Neue kennenlernen

• Schulungen: Bei fast jeder Digitalisierungsmaßnahme müssen sich die Mitarbeitenden mit neuen Tools, Funktionen oder digitalen Arbeitsabläufen beschäftigen. In Schulungen – ob online oder vor Ort – lernen die künftigen Nutzerinnen und Nutzer, mit dem Programm oder der Hardware umzugehen und im Arbeitsalltag richtig anzuwenden.
• Schulungsunterlagen/Handbuch: Personen, die neue Soft- oder Hardware nicht häufig nutzen, vergessen schnell die Details. In der offen zugänglichen Anleitung lassen sie sich unkompliziert nachlesen. Die Schulungsunterlagen eignen sich auch für neue Mitarbeitende, die (noch) nicht an der Schulung teilgenommen haben.
• FAQ: Die Projektleitung sammelt häufige Fragen z. B. bei Schulungen oder in Gesprächen, beantwortet sie einfach und prägnant und macht sie in einem FAQ allen zugänglich. Die FAQ gleichen eventuelle Lücken in den Schulungsunterlagen aus.
• Updates: Gibt es neue Funktionalitäten oder eine veränderte Oberfläche in der Soft- oder Hardware? Dann muss der Betrieb das Team darüber informieren. Eine Nachschulung kann gleichzeitig dazu dienen die bisherigen Erfahrungen zu reflektieren oder bestehende Unsicherheiten aufzufangen.

Austausch: Erfahrungen weitergeben

• Meetings: Größere Digitalisierungsprojekte profitieren vom regelmäßigen Austausch der Nutzerinnen und Nutzer. Vor der Einführung eines neuen Tools geht es um die Anforderungen. Nach der Einführung stehen Testing, Anwendung und Praxistipps im Vordergrund. Auch Unsicherheiten im Umgang mit der Soft- oder Hardware können zur Sprache kommen.
• Gruppen: Viele Betriebe nutzen Kollaborationstools wie Microsoft Teams. In solchen Anwendungen können Nutzerinnen und Nutzer Gruppen einrichten, in denen sie sich austauschen. Der Vorteil: Die Plattform ist zeit- und ortsunabhängig. Fragen lassen sich in der größeren Runde schnell klären.
• Wissensmanagement: Konzentriert sich die Erfahrung mit einem neuen Tool auf nur wenige Personen im Betrieb? Oder ist diese Erfahrung für einen größeren Kreis interessant? Dann lässt sich dieses Wissen weitergeben – in einem Themenmeeting oder einer Kurzpräsentation.