Arbeitsplatzüberwachung – aus theoretischer Sicht

Überwachung von Arbeitsleistung, Arbeitsort und Arbeitszeiten können unter Umständen bei den Beschäftigten zu Misstrauen, einem Gefühl eingeschränkten Handlungsspielraums und Ablehnung führen.

Einführung digitaler Arbeitsauftragserfassung

Zur digitalen Erfassung von Arbeitsaufträgen im Kundendienst wurde eine App der Handwerkersoftware eingeführt. Damit sollten alle auftragsrelevanten Daten inklusive Fotos direkt beim Einsatz auf der Baustelle erfasst und in die EDV bzw. Handwerkersoftware übertragen werden.  

Vorteile: Wegfall von zeitrauben Erfassungen der Arbeitsleistungen, Dokumentationsprozessen, Transkriptionsfehlern und Möglichkeit der mitarbeiterunabhängigen Bearbeitung sowie Sichtbarkeit und Verfügbarkeit aller Informationen.

Herausforderungen

Neben den technologischen und organisatorischen Herausforderungen, die neuen App in den Workflow des Betriebes zu integrieren, die Beschäftigten im Umgang mit der App zu schulen und technische Probleme zu identifizieren sowie zu beheben (z. B. Daten, die nicht korrekt übermittelt wurden), traten Widerstände der Beschäftigten in Bezug auf die Anwendung der App auf. Daher war es entscheidend, die persönlichen Ursachen in Erfahrung zu bringen.

Widrigkeiten begegnen

Während der Testphase der App fanden wöchentliche Meetings mit dem Fokus auf Anwendungsschulungen und technologische Schwierigkeiten statt. Hier zeigte sich, dass die Einarbeitung in die App für die Beschäftigten eine deutliche Mehrbelastung darstellte. Diese ließ sich auf Stressoren wie Komplexität der Technologie oder Unzuverlässigkeit der Technologie (siehe auch „Wie entsteht Technostress?“) zurückführen und konnte durch größere Pufferzeiten zwischen den Kundendienstaufträgen entzerrt werden.

Dies erklärte die Widerstände der Beschäftigten die App anzuwenden jedoch nicht vollumfänglich. Daher wurden zusätzlich zu den Meetings persönliche offene Gespräche mit den Beschäftigten geführt. Diese offenbarten, dass bei der Arbeitsauftragserfassung durch die App eine minutengenaue Eingabe von Start-End-Zeiten sowie Pausenzeiten notwendig war. Ein wesentlicher Unterschied zu den analogen Arbeitsauftragserfassungen, bei denen nur die Gesamtarbeitszeit schriftlich festgehalten wurde. Die Beschäftigten fühlten sich auf diese Weise durch den Betrieb kontrolliert und überwacht, was zur Ablehnung der App führte.

Lösung

Nach Rücksprache mit dem Softwarehersteller der App konnte die Arbeitszeiterfassung in der App durch eine Veränderung der Einstellungen individuell an die Bedürfnisse des Betriebs angepasst werden. Es war möglich, die Arbeitszeiterfassung so zu gestalten, dass keine minutengenaue Eingabe mehr erforderlich ist. Dadurch wurde den Beschäftigten der Druck und das Gefühl der Überwachung genommen und die App konnte erfolgreich eingeführt werden.

Erfolgsgeheimnisse – der Zeitaufwand lohnt sich!

  • Teilhabe der Beschäftigten am Veränderungsprozess
  • Zeit für die Umstellung und Einarbeitung einplanen
  • Feedback-Meetings in kleiner Runde
  • Offene Führungs- und Gesprächskultur
  • Stressoren Raum geben: persönliche offene Feedbackgespräche führen
  • Mitarbeitervertreter, um Einstellungen und Stimmung der Beschäftigten zum Digitalisierungsprojekt verstehen
Kurzumfrage