Beispiele aus der Praxis: der Heizungskonfigurator

Die Angebotserstellung ist ein entscheidender Prozess im Handwerk: Warten die Kundinnen und Kunden zu lange auf ein Angebot, kann der Auftrag verloren gehen. Umgekehrt hilft ein digitaler Prozess, Angebote schnell zu erstellen und anzupassen.

Das Unternehmen

Die Stamos GmbH ist ein Familienunternehmen mit Tradition: Handwerk trifft modernstes Know-how. Der Meisterbetrieb für Sanitär und Heizung beschäftigt am Hauptstandort in Grevenbroich 20 Mitarbeitende und 5 Auszubildende. Das Team berät individuell, liefert und installiert Gebäudetechnik und bietet den Kunden einen Notdienst sowie einen Rundum-Service. Geschäftsführer und Inhaber Alex Stamos berichtet hier von seinen Erfahrungen bei der Einführung des Heizungskonfigurators.

Die Herausforderung

„In unserem Handwerksbetrieb bin ich gleichzeitig Inhaber, Geschäftsführer sowie Projektleiter und Verkäufer. Das ist in Betrieben dieser Größe zwar üblich, stellt jedoch eine enorme Belastung dar: Während ich eine Aufgabe erledige, beanspruchen bereits die nächsten Kunden meine Aufmerksamkeit. Oft mit der Frage: „Wo bleibt denn das Angebot?“ Die Angebotserstellung ist ein echter Zeitfresser: Man fährt zum Interessenten raus, schaut sich die örtlichen Gegebenheiten an und kann auf die dringlichste Frage des Kunden, nämlich die nach den Kosten, keine prompte Antwort geben. Gibt man Tage später ein Angebot ab, ist es oft zu teuer oder entspricht nicht exakt den Kundenwünschen. Dann müssen wir es überarbeiten. Manchmal fängt man sogar wieder von vorne an. Das ist kein schöner Verkaufsprozess! Ehrlich gesagt, ist es beschämend, das Wort ‚Prozess‘ in diesem Zusammenhang überhaupt zu benutzen.“

Der analoge Prozess

„Ganz analog war der Prozess auch ohne Konfigurator nicht. Wir haben die Angebote an private Endkunden mit unserer Handwerker-Software KWP erstellt, die Anlage anhand der eigenen Erfahrungswerte geplant und in Katalogen nach den Artikeln gesucht. Alternativ haben wir ähnliche Angebote angepasst. Das Ganze fand ‚so nebenbei‘ im Büro statt. Leider wird man dort gelegentlich durch dringlichere Angelegenheiten unterbrochen – und dann schleichen sich Fehler ein. Das kostet: Bereits erbrachte Dienstleistungen, die versehentlich nicht im Angebot enthalten waren, konnten im Nachhinein nicht mehr berechnet werden. Fand das Angebot beim Endkunden keine Zustimmung, fing der Prozess wieder von vorne an. Parallel wurde der Kunde ungeduldig und hatte zwischenzeitlich schon bei Wettbewerbern angefragt.“

Die digitale Lösung

„Die Lösung für uns ist ein Angebots-Konfigurator, der mich und meine Projektleiter in der täglichen Arbeit unterstützt. Er hilft uns, individuelle Angebote in Windeseile zusammenzustellen. Dabei enthält er eine Art intelligente Preisliste. Sie ermöglicht es uns, sofort Kosten zu überschlagen und mit dem Kunden gemeinsam eine für ihn passende Lösung zu erarbeiten. Für uns ist das Tool ‚mobile offer‘ der aktuell fähigste SHK-Konfigurator der Branche. Er ist mit der neuen xi:opd-Schnittstelle 100-prozentig kompatibel mit meinem KWP-Programm und schränkt mich zudem nicht im Produkt-Portfolio ein. Denn ich kann alle Produkte nach meinem Belieben verwenden.

Der digitale Prozess

„Wenn uns heute Interessenten anrufen, nehmen wir zum Endkunden-Termin unseren Laptop mit der Software ‚mobile offer‘ mit oder laden zu uns in die Ausstellung ein. Wir stellen uns und unseren Betrieb vor, versuchen Vertrauen aufzubauen und mit unserem Ausstellungsraum zu überzeugen. Statt die örtlichen Gegebenheiten beim Kunden analog aufzunehmen, tippen wir sie in ‚mobile offer‘ ein und erhalten quasi als ‚Abfallprodukt‘ automatisch das Angebot.

Das Kundengespräch dauert so etwa zehn Minuten länger, aber wir können uns ganz auf diese Aufgabe konzentrieren. Wir werden nicht gestört, sind im Dialog und sehen sofort die Reaktion der Kundschaft. Fragt sie oder er nach Alternativen, können wir auch dazu sofort Aussagen machen. Das funktioniert im Bereich Heizung genauso wie im Bereich Bad. Da wir selbst kaum Bäder bauen, wissen wir von befreundeten Betrieben, dass unser System auch für ganze Neubauten oder Komplett-Sanierungen funktioniert. Und last but not least entfällt die lästige Nachbearbeitung im Anschluss an den Endkundentermin. Der Job ist erledigt und durch die Schnelligkeit und das professionelle Auftreten der Auftrag in der Tasche. Das Angebot kann ich mit allen Texten, Artikeln, der gesamten Kalkulation und allen Lohnminuten ins KWP übertragen.“

Kosten und Nutzen des Heizungskonfigurators

Kosten für Hauptlizenz mobile offer2.600,00 €
Laufende Servicegebühr (mit Hotline) mtl.42,00 €
Zusätzlicher User einmalig800,00 €
Zusätzlicher User mtl.12,50 €
Installation, Einrichtung, Schulung660,00 €
Schulungsaufwand pro Stunde85,00 €
Kosten innerhalb der ersten drei Jahre8.802,00 €

„Die Kosten beliefen sich in den ersten drei Jahren auf ca. 8.800 Euro für mich und meine beiden Projektleiter. Umgekehrt haben wir nach meiner Schätzung deutlich über 20.000 Euro eingespart. Meine Annahme: Jeder von uns schreibt fünf Angebote im Monat und spart mit ‚mobile offer‘ je 30 Minuten Zeit gegenüber dem ursprünglichen Prozess. In drei Jahren sind das 270 Stunden weniger Arbeit und bei 85 Euro Stundenlohn insgesamt eingesparte Kosten von 22.950 Euro.

Aber der eigentliche ‚Gewinn‘ liegt für uns an ganz anderer Stelle: Das begreifen wir immer dann, wenn ich oder meine Projektleiter in einer anstrengenden Arbeitswoche eine Stunde eher nach Hause kommen und wir diese gewonnene Zeit mit unseren Familien verbringen! Das steigert auch unsere Motivation bei der Arbeit: Statt uns mit einem ineffektiven, lästigen Prozess zu beschäftigen, macht das Schreiben von Angeboten plötzlich Spaß. Und das überträgt sich auf alle anderen Prozesse und Abläufe im Unternehmen.“

Vorteile und Risiken Heizungskonfigurator

„Vorteile haben auf jeden Fall unsere Kundinnen und Kunden: Sie erhalten schnell transparente Preisinformationen und können darauf vertrauen, dass wir unsere Angebote nicht nach Bauchgefühl zusammenstellen. Die Kundschaft versteht unsere Angebote nun besser, da sie beim Erstellungsprozess dabei ist und ich viel erklären kann. Möchte eine Kundin oder ein Kunde Alternativen diskutieren oder die Kosten-/Nutzen-Verhältnisse von Alternativen erfahren, kann ich ad hoc die Informationen für die Entscheidung liefern.

Das stärkt unsere Position gegenüber Wettbewerbern. Dort müssen Kundinnen und Kunden bei Anfragen häufig Tage oder Wochen warten und erhalten dann unverständliche Angebote mit einer Lösungsvariante per Post. Wir liefern die Kosten sofort und im Dialog. Oft erhalten wir den Auftrag allein schon deshalb, weil wir das Angebot sofort erstellen – nicht, weil wir der günstigere Anbieter sind.

Auch für die Mitarbeitenden hat das System Vorteile: Statt uns mit einem umständlichen Prozess zu belasten, haben wir bei der Angebotserstellung Spaß und gewinnen Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben oder unsere Familien.

Risiken sehe ich vor allem bei der Einführung neuer Tools. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen mitziehen und den neuen Prozess annehmen. Sie dürfen keine Angst davor haben, dass er ihren Job wegrationalisiert, sondern sollten verstehen, dass er ihnen hilft. Die Software selbst ist kein Risiko: Sie lässt sich beliebig an den Betrieb, seine Produkte und Preise anpassen und ist zu 100 Prozent mit der Handwerkersoftware kompatibel.“