Werkzeugverwaltung –
Tool-Tracking

Für ein hoch technisiertes Handwerk wie die SHK-Gewerke spielen Werkzeuge, Maschinen und Geräte eine zentrale Rolle. Der aktuelle Trend lässt sich beschreiben mit: komplexer, hochpreisiger und wartungsintensiver. Durch den Einsatz auf ständig wechselnden Baustellen gewinnt eine effektive Werkzeugverwaltung zunehmend an Bedeutung. Sie hilft den Überblick zu behalten: Wo ist das Werkzeug? Wer hatte es zuletzt? Wann ist der nächste Wartungstermin? Und einiges mehr.

Wer sich mit seinem Werkzeug (nachfolgend nutzen wir nur noch diesen Begriff) näher beschäftigen will, trifft im ersten Schritt eine Unterscheidung von unterschiedlichen Werkzeugarten. Für unseren Zweck sind das die beiden Gruppen

  • Stammwerkzeuge und
  • Engpasswerkzeuge

Beim Stammwerkzeug handelt es sich um Werkzeug des täglichen Bedarfs. Es ist einem Mitarbeiter fest zugeordnet und wird in seinem Fahrzeug verwahrt. Der Mitarbeiter übernimmt es persönlich und ist für dessen Zustand und Vollständigkeit ebenso wie für sein Fahrzeug verantwortlich. Je nach Tätigkeits- und Einsatzschwerpunkt des Mitarbeiters gibt es Unterschiede bei der Ausstattung. Die Verwaltung des Stammwerkzeugs erfolgt weitgehend analog mit Werkzeuglisten. Sie bereitet in den Betrieben relativ wenig Probleme.

Anders sieht es beim sogenannten Engpasswerkzeug aus. Hierbei handelt es sich meistens um teures Werkzeug des nicht alltäglichen Bedarfs. Hiervon gibt es eine immer größere Vielfalt. Aus Kostengründen und wegen des sporadischen Einsatzes wird es aber nur in geringer Stückzahl angeschafft. Es wird daher von mehreren Mitarbeitern gemeinsam benutzt. Damit gib es keine persönliche Verantwortung. Die Verwahrung erfolgt meist in separaten, verschließbaren Räumen. Häufig bestehen regelmäßige Prüf- und Wartungsverpflichtungen.

Eine mangelhafte Verwaltung erkennt man daran, dass die folgenden Fragen nicht beantwortet werden können:

  • Ist das Press- oder Schweißgerät auf einer Baustelle im Einsatz? Und wenn ja, wie lange wird es da noch gebraucht?
  • Wo ist der Bohrhammer? Ich habe doch gesagt, dass ich ihn brauche!
  • Ist die Maschine im Einsatz oder zur Reparatur?
  • Warum ist es kaputt, wieso hat das keiner gemeldet? Wer hat es zuletzt gehabt?
  • Warum wurde das Wartungs-/Prüfintervall nicht eingehalten?
  • Wie oft haben wir das Teil im letzten Jahr gebraucht?
  • Rechnet sich die Anschaffung?

All diese Fragen sind mit verlorener Zeit, hohen Kosten und viel Ärger verbunden. Analoge Methoden mit Listen und Werkzeugmarken etc. konnten sich aufgrund des hohen Aufwands und der nachlassenden Konsequenz nie richtig durchsetzen. Auf digitale Lösungen werden nun große Hoffnungen gesetzt.

Wie funktioniert eine digitale Werkzeugverwaltung?

Eine digitale Werkzeugverwaltung ermöglicht es, stets den Überblick über wertvolle und wichtige Werkzeuge zu behalten. Eine solche Anwendung besteht im Regelfall aus folgenden drei Komponenten:

  • (Cloud-)Software als Zentrale
  • Mobile App für Smartphone oder Tablet
  • QR-Code-, Strichcode-, RFID- oder NFC-Etiketten (Tags) für die Werkzeuge

Wir beschreiben die Funktionsweise am Beispiel von ZVTOOL, einer aus der Handwerksorganisation (ZVSHK) stammenden Lösung. Auch sie arbeitet mit den drei genannten Bestandteilen.

Als Etiketten für das Werkzeug und die Mitarbeiter kommen Near Field Communication-Tags (NFC) zum Einsatz. Diese können aus unmittelbarer Nähe ausgelesen werden. Auf dem Werkzeug können diese in unterschiedlicher Form befestigt werden, über Aufkleben, mittels Kabelbinder oder Kabelklemmen. Mitarbeiter tragen die Personentags für die Entnahme als Schlüsselanhänger.

Zunächst wird jedem Werkzeug ein Werkzeugtag zugeordnet und in der Software hinterlegt. Dort werden auch die technischen Eckdaten erfasst. Zusätzlich erfasst werden können der Lagerort, das Wartungsintervall, ein Servicestandort sowie Notizen und Dokumente. Auch Benutzerhandbücher können hinterlegt werden.

Die Ersterfassung der Werkzeuge dient der Inventarisierung des Maschinenparks. Als Standort können auch die Firmenfahrzeuge angegeben werden. So lässt sich für jeden beliebigen Ort eine Überprüfung auf Vollständigkeit durchführen, z. B. wenn mit Werkzeugen ausgestattete Fahrzeuge im Urlaub an andere Mitarbeiter übergeben werden. Die Ergebnisse jeder Bestandsaufnahme werden protokolliert.

Zusammengehörende Werkzeuge, Erweiterungen und Zubehör können als Werkzeugset zusammengefasst werden. Diese Sets beschleunigen den Buchungsprozess und verdeutlichen den Zusammenhang zwischen einzelnen Werkzeugen.

Alle Aus- und Rückgaben werden mit dem ZVTOOL Phone erfasst, einem speziellen Smartphone mit der App, das als NFC-Erfassungsgerät dient. Von hier werden sie an die Zentrale übermittelt. Hier laufen alle Informationen zusammen. Für die Nutzung muss keine Software installiert werden. Der Aufruf erfolgt über einen Browser. Durch die Cloud-Architektur ist die Datensicherung gewährleistet.

Ein Cockpit zeigt auf einen Blick alle relevanten Daten:

  • Wie viele Werkzeuge sind aktuell auf der Baustelle und im Betrieb?
  • Wer hat wie viele Werkzeuge?
  • Welche Werkzeuge stehen zur Wartung an?
  • Welche Werkzeuge sind für Baustellen reserviert?

Eine abgeschlossene Werkzeugausgabe mit einem verantwortlichen Mitarbeiter kann von Vorteil sein. Das System unterscheidet dann die Rolle des Verleihers von der des Entleihers. Ist dies nicht möglich, erhalten die Mitarbeiter beide Rechte und können sich die Werkzeuge „per Selbsterlaubnis“ ausgeben.

Die Werkzeugverwaltung lässt sich mit der Handwerkersoftware kombinieren. Dafür wird der Werkzeugeinsatz als Leistungsposition angelegt und auf die Rechnung bzw. das Projekt gebucht. Über eine Auswertung kann man sehen, wie oft ein Werkzeug verwendet bzw. abgerechnet werden konnte. Das Wissen darüber ist eine zentrale Voraussetzung für eine zuverlässige Kalkulation. Die Berechnungen helfen auch bei der Entscheidung, ob man bestimmte Spezialmaschinen besser kauft, mietet oder den Auftrag komplett fremd vergibt, wie zum Beispiel Kernbohrungen.

Aufwand

  • System anschaffen und Umgang erlernen
  • Werkzeug erfassen

Nutzen

Dadurch, dass bekannt ist, wer wann welches Werkzeug ausgeliehen hat, steigt das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter erheblich an. Werkzeuge, die im Betrieb nur einmal vorhanden sind, müssen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Hierbei hilft die Reservierungsfunktion. Bei der Ausgabe wird der Entleiher direkt auf einen Reservierungstermin hingewiesen. Wird das Werkzeug trotzdem ausgeliehen, wird der Reservierende sofort benachrichtigt. Um regelmäßige Wartungstermine bei Geräten nicht zu versäumen, können diese ebenso hinterlegt werden. Im Cockpit werden diese für jede Woche übersichtlich dargestellt.

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