Mensch, wo ist die Zeit geblieben? – Aufgaben der Zeitwirtschaft im SHK-Fachhandwerk

Die Erfassung der Arbeitszeiten und deren Weiterverarbeitung wird als Zeitwirtschaft bezeichnet. Auf herkömmlichem Weg mit analogen Mitteln ist die Aufgabe nur mit einem immensen Aufwand leistbar. Wie einfach ein solches System mit digitaler Unterstützung funktioniert und welche Vorteile damit verbunden sind, zeigt dieser Beitrag.

Zunächst stellt sich die Frage, zu welchem Zweck Zeiten erfasst und weiterverarbeitet werden müssen. Im Grunde genommen sind es vier Aufgaben:

1. Vorbereitung der Lohnabrechnung
   Das Ziel ist hier die korrekte Lohnabrechnung und die Einhaltung aller gesetzlichen und tariflichen Vorgaben. Die Erfüllung dieser Aufgabe ist unerlässlich. Allerdings reicht hierfür, dass die Stunden als Tagessumme erfasst werden.
2. Begleit- und Nachkalkulation bei pauschal abgerechneten Projekten
   An der Stelle geht es um das Erkennen von Abweichungen zwischen der kalkulierten Zeit und der tatsächlich benötigten Zeit. Das geschieht in Form einer Begleit- oder Nachkalkulation.
   Dafür müssen die Zeiten auftrags- oder projektbezogen erfasst werden. Damit können auch Schlussfolgerungen und Erfahrungen für künftige Aufträge gezogen werden. Wenn die Erfassung als gesonderter Arbeitsschritt erfolgt, fällt sie bei Zeitmangel schon mal „unter den Tisch“.
3. Abrechnung von Aufträgen nach Aufwand/geleisteten Stunden
   Hier geht es um die Frage, wie viele Stunden auf der Abrechnung für den Kunden landen. Dafür werden die angefallenen Stunden erfasst. Wie zuvor gilt auch hier, dass bei einer gesonderten Erfassung mitunter geschludert wird. Das führt dann dazu, dass Abrechnungen unnötig lange liegen bleiben.
4. Minderung der unproduktiven Zeiten
   Die Arbeitszeit der gewerblichen Mitarbeiter teilt sich in zwei Bereiche.

• Produktive Arbeitszeit: Diese Arbeitsstunden können dem Kunden in Rechnung gestellt werden, weil der Mitarbeiter für ihn tätig ist. Auf diese Stunden sind alle betrieblichen Kosten zu verteilen.
• Unproduktive Arbeitszeit: Diese Arbeitsstunden können dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden, weil der Mitarbeiter mit Tätigkeiten wie zum Beispiel Fahrzeugpflege, Lagerarbeiten oder Schulung beschäftigt ist.

Zur Sicherung des wirtschaftlichen Erfolges muss jedes Unternehmen darauf achten, die Anzahl der produktiven Stunden möglichst hoch und die Anzahl der unproduktiven Stunden möglichst niedrig zu halten.

Zeit ist Geld – ein Zahlenbeispiel

Ein SHK-Fachbetrieb erwirtschaftet pro Monteurstunde rund 80 Euro an Ertrag (Verrechnungssatz und Materialaufschlag). Ein Monteur arbeitet pro Jahr an etwa 200 Tagen. Durch einen sorgfältigen Umgang mit der Arbeitszeit kann pro Tag eine Viertelstunde an produktiver Arbeitszeit gewonnen werden. Die Praxis zeigt, dass solche Produktivitätssteigerungen oftmals allein durch die lückenlose Erfassung aller Zeiten möglich sind. Auf das Jahr gesehen, können also 50 Stunden mehr abgerechnet werden. Multipliziert mit den 80 Euro ergibt das 4.000 Euro pro Monteur und Jahr. Damit lässt sich für das eigene Unternehmen schnell überschlagen, wie viel Mehrertrag möglich ist.

Nachfolgend die wesentlichen Unterschiede zwischen analogem und digitalem Vorgehen in der Übersicht.

Analoge Zeitwirtschaft

Eine analoge Zeitwirtschaft sieht in der Praxis meist so oder so ähnlich aus:

• Die Stunden werden von den gewerblichen Mitarbeitern auf Arbeitsberichten (einer je Auftrag bzw. Projekt) erfasst.
• Die Stunden dieser Berichte werden meist in Tages- oder Wochenzettel übertragen. Hier werden auch die Stunden erfasst, für die es keine Arbeitsberichte gibt, wie zum Beispiel Lagerstunden oder Fahrzeugpflege.
• Die Stunden aus diesen Berichten werden ohne Bezug zu Baustellen als Vorbereitung der Lohnabrechnung in Tabellen (Papier oder „Excel“-Tabellen) übertragen.
• Für die Abrechnung werden die Stunden entweder in die Rechnung übertragen oder in eine Baustellentabelle eingetragen.
• Für Pauschalaufträge werden die Arbeitsberichte häufig auch nur in der Baustellenmappe gesammelt und später aufaddiert.

Daraus ergeben sich in der Regel folgende Nachteile in der Praxis:

• Zeiten für die oben genannten Aufgaben werden an unterschiedlichen Stellen getrennt erfasst. Damit kommt es zwangsläufig zu Doppelarbeiten.
• Eine Querprüfung der Stunden findet oftmals nicht statt, zum Beispiel ob die Stunden auf der Rechnung mit den Stunden auf dem Wochenbericht übereinstimmen.
• Wichtige Auswertungen (Verhältnis produktiv/unproduktiv, Reklamation, Überstunden, Krankstunden etc.) sind meist nur mit hohem Aufwand erstellbar.
• Zeitkonten werden aufgrund des hohen Aufwandes häufig nicht genutzt.
• Eine begleitende Baustellenüberwachung oder Nachkalkulation fordert meist einigen Zusatzaufwand.
• Entscheidende Fragen lassen sich nicht auf Knopfdruck beantworten, meist müssen die Daten dafür mühsam zusätzlich erhoben werden:
  • Wie viele produktive Stunden pro Jahr erwirtschaftet das Unternehmen?
  • Sind die Wartungspauschalen kostendeckend? – Wie viele Stunden wurden für einen Auftraggeber gearbeitet?

Digitale Zeitwirtschaft

Grundsätzlich arbeitet auch eine digitale Zeitwirtschaft mit Arbeitsberichten in Papier. Sie bietet allerdings die Möglichkeit,

• alle Daten (Mitarbeiter, Datum, Dauer, Baustelle, Stundenart, Zuschläge und Zulagen)
• an einer Stelle
• in einem Arbeitsgang („einmal anfassen“)
• zur Erfüllung aller Aufgaben

zu erfassen.

Damit stehen für sämtliche Aufgaben (Lohnabrechnung, Abrechnung, Begleit- und Nachkalkulation sowie Überwachung der Produktivität) alle benötigten Werte ohne weitere Erfassung zur Verfügung.

Daraus ergeben sich in der Regel folgende Vorteile in der Praxis:

• Wie erwähnt, stehen die einmal erfassten Zeiten überall, wo sie benötigt werden, zur Verfügung.
• Die Zuordnung der Zeiten zum Auftrag/Projekt ermöglicht ein einfaches Controlling (begleitende Baustellenüberwachung und Nachkalkulation) ohne zusätzliche Arbeit.
• Beim Schreiben von Rechnungen erscheinen die gebuchten Zeiten idealerweise automatisch ohne weiteres Zutun an der richtigen Stelle. Korrekturen sollten natürlich möglich sein.
• Die Zeiten können in geeigneter Form an die Lohnabrechnung übergeben werden.
• Ein Zeitkonto kann mit geringem Aufwand mitgeführt werden.
• Zur Überprüfung der eigenen Stunden können für die gewerblichen Mitarbeiter Stundenübersichten erstellt und per E-Mail verschickt werden.
• Eine mobile Datenerfassung per App ermöglicht die Datenerfassung bereits auf der Baustelle. Das erspart im Büro die Übertragung vom Papier ins Digitale. Vor der Weiterverarbeitung empfiehlt sich ein Prüfverfahren zur Freigabe. Dafür ist der Zugriff etwa auf Arbeitsberichte und Fotos hilfreich. Bei Einsatz von nicht in die Branchensoftware integrierten Lösungen müssen zusätzliche Daten, beispielsweise die Baustelle, manuell erfasst werden. Das birgt die Gefahr von Tippfehlern.

Was bringt die Arbeit mit Stundenarten?

Mögliche Stundenarten sind beispielsweise Produktivstunden, Reklamationsstunden, Lagerstunden und Schulungsstunden. Ordnen SHK-Fachbetriebe den gebuchten Zeiten Stundenarten zu, können diese damit die erfassten Zeiten tiefergehend auswerten. Sie erhalten dann auf Knopfdruck hilfreiche Aussagen für ihr Unternehmen. Wird mit Stundenarten gearbeitet, müssen diese mit den Lohnarten der Lohnabrechnung verknüpft sein. So bekommt der Mitarbeiter für Produktivstunden und Reklamationsstunden den gleichen Lohn, somit gehören beide zur gleichen Lohnart. Das wird einmalig mit dem Lohnbüro abgestimmt und festgelegt.

Ausblick: Systematische Zeiterfassung wird Pflicht

Der Umgang mit den Stunden erhält zusätzliche Relevanz, seit der Europäische Gerichtshof am 14. Mai 2019 die systematische Zeiterfassung beschlossen hat und Betriebe nun alles, was Mitarbeiter an Arbeitszeit leisten, dokumentieren müssen. Davor galt diese Pflicht nur für Überstunden. Dieses EU-Urteil wurde bislang noch nicht in deutsches Recht überführt. Damit wird die Einhaltung der Regelung auch noch nicht überprüft. Dennoch sollten verantwortungsvolle SHK-Fachbetriebe schon jetzt für eine systematische Zeiterfassung sorgen. Im Falle eines Rechtsstreits mit einem Mitarbeiter über Vergütungsansprüche orientieren sich Gerichte bereits jetzt an dem EUGH-Urteil.

Apropos „Digitalisierung im Handwerk“: Datanorm wird überflüssig

Das Softwarehaus Label Software implementiert eine Kombination der Schnittstellen OMD und IDS für effizientes Arbeiten im Fachhandwerksbetrieb und wagt eine provokante These: Datanorm wird überflüssig. Label war intensiv an der Entwicklung beteiligt und hat OMD (Open Masterdata) als einer der ersten Anbieter bereits in der Software „Labelwin“ implementiert. „Wir setzen auf eine Kombination aus den Verfahren IDS 2.5 und OMD“, erklärt Gerald Bax. „Dies wird die Arbeit im Handwerksbüro erheblich erleichtern. Ob und wann die Datanorm damit obsolet wird, wird sich in der Zukunft zeigen. Viele Großhändler haben OMD und IDS 2.5 bereits auf ihrer Seite umgesetzt und auch unsere Anwender sind sehr zufrieden mit diesem weiteren Schritt im Digitalisierungsprozess.“

Mit OMD wird ein Artikel mit allen Details aus dem Lieferantenshop aufgerufen ohne „Labelwin“ zu verlassen. Es sind die gleichen Informationen, die sonst per Datanorm übertragen werden – und noch einige mehr. Zum Beispiel können damit Bilder, Explosionszeichnungen, Datenblätter und Montageinformationen „abgeholt“ werden. Der Vorteil: Die Daten, insbesondere die Preise, sind immer aktuell und berücksichtigen auch Jahresvereinbarungen oder speziell ausgehandelte Preise. Die Artikeldaten können als neuer Artikel in den Stammdaten angelegt werden oder – wenn schon vorhanden – aktualisiert werden. Bei konsequenter Nutzung entfällt die Aktualisierung des Artikelkatalogs per Datanorm. Mit IDS 2.5 können Anwender statt in den Datanorm-Stammdaten direkt im Shop des Lieferanten suchen. Damit geht der Artikelaufruf auch ohne eigene Stammdaten und spart die Vorratshaltung von Millionen Artikeldaten. Dabei können passende Zusatzartikel oder Zubehör auch direkt mit gewählt werden.