Nie mehr suchen – die digitale Betriebsmittelverwaltung

Das Unternehmen

Die Firma Stamos GmbH ist einer von drei SHK-Betrieben, die bei der Entwicklung von „Viega Tool Services“ Input gegeben haben. Stamos setzt als ERP-System die Software von „kwp“ ein und nutzt dort alle Module. Die Verwaltung der Haustürschlüssel von Kundenhaushalten und von Fahrzeugen erfolgt elektronisch bzw. in der Cloud und soll durch die Trackingfunktionalität der „Viega Tool Services“ unterstützt werden.

Der analoge Prozess

Obwohl die Stamos GmbH bei der Unterstützung der Geschäftsprozesse mit digitalen Systemen sehr gut positioniert ist, sieht der Betrieb Optimierungspotenzial im Bereich der Betriebsmittel. Dazu zählen auch die Haustürschlüssel der Kunden, die Stamos von den Hausverwaltungen erhält, damit z. B. bei Wartung oder Störfällen die Terminabsprache für eine Schlüsselübergabe entfällt.

Dabei kommt es immer wieder vor, dass Betriebsmittel nicht an dem vorgegebenen Ort abgegeben oder positioniert werden. Dadurch geht wertvolle Zeit für die Suche verloren.

Die digitale Lösung

Angesichts der Vielzahl von Maschinen und Werkzeugen, die zwischen Einsatzwagen, Werkstatt, Baustelle und Service permanent hin- und herpendeln, ist eine professionelle Betriebsmittelverwaltung für jeden Handwerksbetrieb unverzichtbar.

Viega hat für die Lokalisierung einen kompakten Tracker ins Programm aufgenommen, um auch Drittwerkzeuge einzubinden. Durch einen in das neue Viega Leistungsangebot integrierten Serviceprozess sind viele Zusatzleistungen möglich:

• Serviceaufträge für Wartung oder Reparatur direkt aus dem System
• Zuordnung und Archivierung von Dokumenten zu Viega und Drittwerkzeugen, Fahrzeugen oder Baustellen
• Zentrale Verfügbarkeit von Dokumenten (Gebrauchsanleitungen, Prüfprotokolle, Belege etc.)
• Nutzung zum Großteil auch ohne Internetverbindung über die mobile App
• Anmeldung einzelner Geräte mit oder ohne Tracker
• Zugriff auf sicher verschlüsselte Daten per PC im Büro oder auch vom Handy

Stamos nutzt die Funktionen, um die Schlüssel der Kunden zu verwalten sowie alle Werkzeuge im Unternehmen zu tracken. Werkzeuge sowie Schlüssel werden mit einem Tracker versehen, um sie jederzeit orten zu können. 

Fehlt ein Werkzeug, kann das System den Standort ermitteln. Das verkürzt die Zeiten, in denen Mitarbeitende Werkzeug und Schlüssel suchen. Die Unternehmensperformance verbessert sich.

Die Testphase

Die Tool-Services von Viega befinden sich in der kostenlosen Testphase. Während dieser Zeit soll Stamos alle Geschäftsprozesse mit Betriebsmitteln und Haustürschlüsseln untersuchen und testen. Anschließend lässt sich der analoge Prozess objektiv mit dem digitalen vergleichen. Für Stamos bedeutet die Testphase:

• Alle Kundenschlüssel wurden mit Trackern versehen.
• Ein Servicewagen wird mit Stammwerkzeugen und Tracker bestückt.
• Weitere Servicewagen (inkl. Ausstattung der Werkzeuge mit Trackern) folgen.
• Im letzten Schritt stattet der Betrieb häufig genutzte, teure oder sperrige Engpasswerkzeuge (z. B. Trocknungsgeräte, Messgeräte) im Lager mit Trackern aus.
• Die Kosten belaufen sich nach drei Monaten auf 79 Euro pro Monat.

Vorteile und Risiken der Betriebsmittelverwaltung

Vorteile durch das Betriebsmittel-Tracking:

• Transparenz bezüglich Nutzung und Verwendung der eingesetzten Betriebsmittel
• Überprüfung durch Vollständigkeitscheck, ob alle Betriebsmittel „on Board“ sind
• Komplette Integration mit den Wartungsprozessen für einen Teil der Werkzeuge: Die Wartung wird durch das Service-Unternehmen organisiert.

Vorteile beim Schlüssel-Tracking für Hausverwalter:

• Vertrauen in den Handwerksbetrieb wird gesteigert
• Kundenbindung durch Professionalität
• Marketingargument bei der Gewinnung neuer Kunden
• Höhere Preisbereitschaft der Kunden: Kosten können an Mieter weitergegeben werden.

Risiken sind nicht erkennbar, da die Kosten überschaubar sind. Die Lizenzen in der Cloud werden gemietet. Der Betrieb kann die Software im Vorfeld kostenlos testen; so entsteht lediglich Personalaufwand.