Wie sorge ich für Verständnis?

Lasst uns darüber reden!

Digitalisierungsmaßnahmen brechen in der Regel mit gewohnten Arbeitsabläufen oder lieb gewonnenen Gewohnheiten. Dazu kommt: Mitarbeitende müssen sich darauf einlassen, etwas Neues zu lernen – mit allen Frustrations- und Erfolgsmomenten, die Lernen so mit sich bringt.

Ein Betrieb, der Arbeitsabläufe (digital) verändert, sollte genau darauf vorbereitet sein: Wichtig ist, von Anfang an mit der Veränderung und ihren Begleiterscheinungen offen umzugehen. Denn eine klare, transparente Kommunikationskultur hilft dabei, Frustrationen aufzufangen und Erfolge zu erkennen. Und das sorgt letztlich für Akzeptanz.

Transparente Kommunikation – eine Anleitung

1. Sagen, was ist: Wer etwas verändert, ist mit dem aktuellen Zustand nicht vollkommen zufrieden und sollte dafür einstehen können. Die wichtigste Botschaft an die Mitarbeitenden ist daher: „Es gibt eine Lücke zwischen dem, was wir haben, und dem, was wir haben wollen. Und die Veränderung ist ein angemessener Weg, dieses Ziel zu erreichen.“
   Praxistipp: Je tiefgreifender die Veränderung ist, desto wahrscheinlicher sind Einwände. Der oder die Projektleitende sollte darauf vorbereitet sein, vorab überlegen, welche Gegenargumente es gibt, und Antworten finden. Ziel ist es, dem Team die Sorgen zu nehmen.  
2. Das „Warum“ vermitteln und Dringlichkeit herstellen: Wer etwas verändern will, muss auch die Gründe erklären. Ziel ist es, dass die Mitarbeitenden den Sinn einer neuen Maßnahme verstehen und erkennen, dass diese bald umgesetzt werden sollte. So können sie die Anstrengungen, die eine Veränderung mit sich bringt, besser akzeptieren.
   Praxistipp: Der oder die Projektverantwortliche bereitet Zahlen, Daten und Fakten so auf, dass alle im Unternehmen verstehen, wieso die Veränderung unbedingt nötig ist.
3. Chancen der Veränderung aufzeigen: Sobald das Team erkennt, wie es von einem IT-Projekt profitiert, steigt die Motivation sich darauf einzulassen. Umgekehrt betont es die Notwendigkeit für eine Veränderung, wenn Betriebe oder Projektleitungen die Risiken darstellen, die mit einem Stillstand einhergehen. Alles beim Alten zu belassen, ist dann keine Option.
   Praxistipp: Projektleitungen sollten nicht nur die Vorteile für den Betrieb kennen, sondern sich auch in einzelne Mitarbeitende oder Abteilungen hineinversetzen. Was haben sie von dem neuen Tool oder dem veränderten Arbeitsablauf? Gibt es berechtigte Bedenken? Wie lassen sich Nachteile ausgleichen?
4. Regelmäßig informieren: Wie bleiben alle auf dem Laufenden? In Meetings, via Aushang oder durch E-Mails über Details und den Projektfortschritt zu informieren beugt Missverständnissen vor, fördert ein gutes Arbeitsklima und vermittelt Orientierung.
   Praxistipp: Die Projektleitung aktualisiert laufend die Zahlen, Daten und Fakten aus dem ersten Informationsmeeting und stellt diese zur Verfügung.
5. Gerüchte entkräften: Transparent zu informieren kann auch bedeuten, Schwächen zuzugeben – beispielsweise, wenn die Projektleitung noch nicht auf alle Fragen eine Antwort geben kann oder ein Problem erkannt, aber noch nicht gelöst hat. Dennoch ist Transparenz wichtig, weil sie Gerüchten von Beginn an den Nährboden entzieht. Wichtig ist dabei auch, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Informationen etwa zur gleichen Zeit erhalten. Wenn verschiedene Versionen in Umlauf kommen oder die Zeitintervalle zu groß sind, entstehen schnell Gerüchte.
   Praxistipp: Die am Projekt Beteiligten einigen sich zunächst intern über strittige Punkte und sprechen dann „mit einer Stimme“. Das sorgt für Klarheit über den Projektfortschritt.
6. Ein offenes Ohr haben: Kommunikation mit dem Team ist keine Einbahnstraße. Aktiv Gesprächsangebote zu machen, gehört zu einem transparenten Austausch über das Digitalisierungsprojekt.
   Praxistipp: Für einen offenen Austausch eignen sich Teambesprechungen. Dort werden dann gemeinsame Perspektiven diskutiert, aber auch Bedenken und Unsicherheiten zur Sprache gebracht. Das Signal an die Mitarbeitenden: Wir haben euch gehört, wir nehmen eure Sorgen ernst und wir geben Antworten.